管理电子内容政策

1.0政策声明

皇冠体育电子内容管理政策规定了皇冠体育电子内容隐私的例外情况, 包括员工离职后电子内容的保留和访问.

2.0概述 & 目的

皇冠体育努力保护电子内容的隐私，以及存储或访问其信息技术资源中包含的任何敏感数据. 作为电子内容的保管者，图书馆 & 技术服务(LTS)不会不恰当地访问或披露包含在个人电子内容中的信息. 然而, 在某些特殊情况下，学院有必要访问和/或披露皇冠体育社区成员的电子内容, 而LTS职员只有在学院适当的电子内容管理员的指导下才会这样做. 本政策概述了电子内容隐私的例外情况，并规定了在这些情况下访问电子内容的程序. 它还解决了从学院分离后访问电子内容的帐户保留问题. 有关详细概述，请参见账户终止表.

3.0范围

本政策适用于通过学院的信息技术资源访问电子内容(定义见下文)的皇冠体育社区的所有成员, 包括所有教职工, 工作人员, 学生, 皇冠体育官网, 合约及临时工, 咨询顾问, 以及访问或存储电子内容的任何其他个人.

3.1定义

数据保管
数据管理员负责维护支持访问数据的技术基础设施, 安全保管, 数据的传输和存储，并为其使用提供技术支持. 数据管理员还负责实现由电子内容管理员建立的业务规则.

电子内容管理员
电子内容管理员负责授权访问电子帐户，包括授予新帐户的特殊访问权限, 在违反学院政策的情况下撤销访问权限，并在下列例外情况下授予第三方访问现有帐户的权限.

电子内容
用于本文档的目的, 电子内容被定义为存储在学院网络中央服务器上的由社区成员拥有的所有内容, 大学电话系统, 学院协商外包服务, 存储在学院的所有内容都提供了教职员工的台式机和笔记本电脑(e.g,. 存储在NTM fileserver、webserver、Sakai、Google Apps for Education和语音信箱中的文件).

4.0的政策

4.1)责任

皇冠体育的每个选区组都被指派一名电子内容管理员，根据本政策管理对这些帐户的访问:

账户类型	电子内容管理员
教师	教务长
工作人员	财务副总裁 & 政府
学生(注册入学)	教务长
皇冠体育官网	校友会执行理事

在特殊情况下, 教务长, 财务和行政副总裁, 学生主任和校友会执行主任可以对教师的这项政策做出例外, 工作人员, 分别是学生和校友. LTS工作人员作为员工和学生帐户中所有电子内容的数据保管人. 首席信息官(CIO)对该策略负有全面责任.

4.2电子内容隐私的例外

皇冠体育的电子内容被认为是私人的，学院不会访问或披露, 但下列情况除外:

响应法院命令或传票;
进行涉及人力资源事宜的调查;
如果有合理的怀疑违反了卫尔斯理学院的任何政策，包括可接受的使用, 书面资讯保安计划 or 版权政策或任何联邦或州法律或法规;
在健康和安全紧急情况中;
当电子内容所有者或帐户订阅者长时间不可用时, and the information is necessary to conduct college business; OR
内容所有者向LTS工作人员明确授予访问特定内容的权限，以帮助解决问题.

除了这些例外的电子内容隐私, 皇冠体育保留在其与学院终止雇佣关系后访问个人电子内容的权利. 参见第4节.有关获取不再受雇于皇冠体育的个人的电子内容的更多信息.

4.法院命令或其他法律要求的电子内容

学院可能有法律义务通过提供存储在卫尔斯理信息技术资源上的信息来回应传票. 提交电子内容文件或邮件记录的任何法院命令或其他法律要求将直接提交财务和行政副总统办公室. 为回应这类要求而查阅或披露电子内容，必须在副总裁或其指定人员的指示下进行.

为回应传票而向请求方提供的实际内容将根据具体情况而有所不同, 作为第三方传票，通常不需要提供特定用户的所有内容. 在收到传票之后, 首席信息官将确定一名或多名LTS工作人员协助收集传票要求的数据，并与律师和适当的高级工作人员协商. 学院可以选择收集所有用户内容的快照, 比如电子邮件, 计算机硬盘, 等.，目的是评估将产生什么. 有关工作人员将被要求严格保密地处理每一个案件.

4.电子内容请求可能违反法律或政策或人力资源事务

当因潜在的法律或政策违规或人力资源事务调查而要求访问电子内容时, 必须首先获得适当的电子内容管理员或指定人员的许可.

这些问题的例子可能包括当性骚扰或其他类型的骚扰或不公平待遇等投诉被提交，人力资源部门在与法律顾问协商后决定学院需要保存有关人员的电子内容以供进一步调查. 一旦获得许可, 资讯科技服务职员会在资讯科技总监的指示下，按照电子内容管理员批准的要求详情，向提出要求的人士提供查阅资料的途径. 将酌情咨询学院的法律顾问.

4.在健康和安全紧急情况下的电子内容请求

在健康和安全紧急情况下, 可能需要访问或向本地公开电子内容, 州或联邦紧急救援人员, 或发给学院负责应急响应的官员. 在这些情况下, LTS员工只有在首席信息官的指导下，并应皇冠体育校园警察局长的要求，才能访问或披露电子内容, 卫生服务署署长, 咨询服务主任, 教务主任或其指定人员.

越快越好, CIO将通知适当的电子内容管理员访问了哪些数据以及从谁那里访问了哪些数据, 以及其他与请求有关的细节.

4.6在用户不可用时访问电子邮件帐户

在许多情况下，员工可能会休长假. 有计划的缺席, 员工应该在他们的电子邮件账户上留下“不在办公室”的回复，指示他们不在时可以联系谁. 在某些情况下，访问他们的电子邮件可能是必要的, 员工可以选择将收到的邮件转发给另一名员工. 对于计划外的长期缺勤, 为保证业务运作的连续性，学院可能需要查阅收到的邮件. 在这些罕见的情况下, 适当的电子内容管理员可向CIO提出请求, 谁将安排将收到的邮件转发给员工的主管.

4.与学院分离后电子内容的保留和访问

员工程序

在和平分手的情况下, 建议员工在离职前两周创建一个不在办公室的电子邮件回复，以便将收到的邮件重新定向到他或她的主管那里. 员工对所有账户和电子内容的访问将在终止日期后24小时内终止. 在合同终止时, 任何电子内容, 包括传入或现有的电子邮件和语音邮件信息, 会提供给前任员工的学术主席或系主任吗, 或者他或她的指定人, 应人力资源助理副总裁和首席信息官的要求和批准. 分居两周后，语音信息将被删除. 分居6个月后, 所有其他电子帐户及相关资料将被删除. 员工将被告知这些程序，以便他或她可以做必要的准备.

教师的特殊程序

教师聘任终止的正式日期为每年6月30日(春季终止)或12月31日(秋季终止). 然而, 教师需要访问他们的电子内容和访问其他学院的技术服务，以便他们可以发布成绩和访问SEQs. 还有一种情况是，学生需要在成绩公布后的短时间内选择与教师联系. 因此，教师的政策如下:

在正式终止日期之后的一个月内，教职员工将拥有与学院员工完全相同的访问权限(秋季终止日期为1月31日), 或七月三十一日(春季终止).
这名教员将在另外一个月的时间里使用谷歌教育应用程序和酒井软件，直到2月28日或8月31日.
2月28日或8月31日, 教职员工将无法访问谷歌教育应用程序和酒井，并可以要求在未来三个月内将电子邮件转发到卫尔斯理以外的账户.

教师将在出发前了解这些程序，以便他或她能够做好必要的准备.

退休教职员工的程序 & 总统俱乐部

截至2022年秋季学期, 退休教师, 员工和主席俱乐部成员不再保留他们的韦尔斯利电子邮件地址. 那些以前有电子邮件访问权限的人正在被联系，他们的电子邮件访问权限正在被禁用. 我们预计这一过程将于2024年12月31日完成. (2024年7月24日更改).

非友好终止的程序

教员或职员在学院的工作被终止，并且非友好的分离, 所有访问计算机帐户和电子内容的权限将立即终止. 无论员工在学院服务的时间长短，这种做法都是正确的. 当员工被不友好地解雇时, 他们放弃了终身访问谷歌应用程序的任何特权, 在学院工作的校友除外(见下文). 在分离的时候, 任何电子内容, 包括传入的或现有的电子邮件或语音邮件, 是否会提供给被解雇员工的学术主席或系主任, 或者他或她的指定人, 应人力资源助理副总裁和首席信息官的要求和批准. 在分离6个月后，所有帐户和相关数据将被删除.

已故雇员，学生和校友的程序

如果是现任员工，学生或 皇冠体育官网 就死去, 她或他的受益人或遗产有权要求在死后2年内访问她或他的电子内容, 收集死者的个人资料作遗产管理之用. 这些请求将与学院的律师协商，在个案的基础上处理. 如有雇员去世，我们将会注意确保电子内容中包含的任何敏感的学院数据的隐私. 2年后，死者的所有电子内容将被删除.

学生和校友的程序

学生可以在毕业后的六个月内访问他们的域名账户，以便访问他们的成绩单. 从2012届开始, 校友们将无限期地保留在谷歌教育应用程序中访问他们的内容的权利. 然而, 如果校友在学院工作，并且发生了不友好的分离, 访问现有的电子邮件地址和所有相关的内容和服务将立即终止. LTS将为校友创建一个新的电子邮件地址，仅供个人使用. 与人力资源部协商, LTS将在原来的电子邮件地址中添加一个外出通知，提醒发件人该校友不再为学院工作，并将他们转到这个新的电子邮件地址.

5.0执法

在任何违反现行学院政策或适用的州或联邦法律的情况下, 学院保留酌情处理违规行为的权利, 包括终止对电子内容的访问和/或与其他人共享对电子内容的访问.

6.0策略交叉引用

7.生效日期 & 修订历史

最初的政策由图书馆和技术政策咨询委员会和总统内阁批准，并于2012年4月6日生效. 此政策已更新. 最后一次对政策进行审查和更新是在2024年7月24日.

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